Aus einem Gespräch
wird ein System.
Wie die individuelle Catering-Lösung für Heimatliebe Catering mit dem Unternehmen wächst – von Anfrage, Terminvereinbarung und persönlicher Menüauswahl bis zu Angebot, Einkauf, Lager, Events und Kindergarten-Verpflegung.
Am Anfang stand ein Gespräch mit Heimatliebe Catering über Software, die den Arbeitsalltag unnötig kompliziert machte. Daraus wurde ein gemeinsames Entwicklungsprojekt. Hier erzähle ich, wie daraus Schritt für Schritt eine zusammenhängende WordPress-Anwendung entstanden ist.
Die Geschichte lesen →Alles begann mit einem Gespräch.
Bei einem Gespräch mit meinem Kunden Heimatliebe Catering ging es zunächst um die vorhandene Software. Mein Ansprechpartner erzählte mir, dass wichtige Abläufe zu umständlich waren und nicht so zusammenarbeiteten, wie er es im Betrieb brauchte.
Also haben wir uns den tatsächlichen Ablauf angesehen: Wie kommt eine Anfrage herein? Welche Informationen werden benötigt? Wie geht es nach dem Gespräch mit dem Kunden weiter?
Der erste gemeinsame Ansatz war überschaubar: Wir entwickeln eine Anfragenlogik, die zu diesem Betrieb passt. Damit begann die Geschichte des Catering-Plugins für Heimatliebe Catering.
Dass daraus einmal so viele miteinander verbundene Bereiche werden würden, war nicht der Ausgangspunkt. Die nächsten Anforderungen ergaben sich aus der Zusammenarbeit.
Von der ersten Anfrage
bis zum passenden Angebot.
Mit der Anfragenlogik für Heimatliebe Catering war der Anfang gemacht. Im nächsten Schritt haben wir den gesamten Weg zwischen Interessent und Catering-Team miteinander verbunden: Anfrage, Terminvereinbarung, persönlicher Menü-Link, Menüauswahl und Angebot.
Das alles läuft innerhalb des Plugins. Es verschickt die passenden E-Mails und führt den Kunden über persönliche Links zu den Seiten, auf denen er seinen Termin bestätigt, sein Menü zusammenstellt oder über sein Angebot entscheidet. Jede Rückmeldung wird dem bestehenden Vorgang zugeordnet.
Der Vorgang beginnt.
Der Interessent übermittelt Veranstaltung, Datum, Gästezahl, Leistungen und Wünsche über das Onlineformular. Diese Angaben bilden die gemeinsame Grundlage für alle weiteren Schritte.
Beratung verbindlich abstimmen.
Das Team schlägt einen Beratungstermin vor. Der Kunde erhält eine E-Mail und kann den Termin auf seiner persönlichen Antwortseite ausdrücklich bestätigen oder ablehnen. Die Entscheidung erscheint direkt im Vorgang.
Die Auswahl kommt zum Kunden.
Per E-Mail erhält der Kunde einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link zur Menüauswahl. Darüber öffnet er die für ihn bereitgestellten Karten und Auswahlmöglichkeiten auf einer eigenen Kundenseite.
Das Wunschmenü zusammenstellen.
Je nach Karte wählt der Kunde ein Grundbuffet, tauscht Bestandteile aus oder stellt einzelne Positionen zusammen. Seine Auswahl wird im Plugin gespeichert; Änderungen werden dem Team gemeldet.
Aus der Auswahl wird ein Angebot.
Veranstaltungsdaten, Gästezahl, Leistungen und Menüauswahl werden als bearbeitbare Angebotsgrundlage übernommen. Das Team prüft Positionen, Mengen und Preise und erstellt daraus das Angebot mit PDF und nachvollziehbaren Versionen.
Das Angebot persönlich beantworten.
Eine weitere E-Mail führt zur persönlichen Angebotsseite. Dort kann der Kunde das PDF ansehen, das Angebot annehmen, ablehnen oder eine telefonische Nachbesprechung anfragen. Auch diese Rückmeldung landet im selben Vorgang.
Für das Catering-Team bleiben Anfrage, Termin, Menüauswahl, Angebotsfassungen und Kundenentscheidungen zusammen sichtbar. Der Kunde wird Schritt für Schritt durch die passenden Seiten geführt. Die Informationen aus einem Schritt stehen im nächsten bereits zur Verfügung.
Genau daraus ist die Lösung gewachsen: Wir haben nicht nur die Anfrage erfasst, sondern auch jeden anschließenden Kontakt und jede Entscheidung in denselben Ablauf eingebunden.
Die kaufmännische Seite wächst mit.
Mit der Angebotserstellung wurde auch die Verbindung zur Buchhaltung wichtig. Deshalb haben wir eine Lexware-Anbindung ergänzt.
Kunden, Angebote, Artikel, Anzahlungen und Rechnungsentwürfe können damit kontrolliert zwischen dem Catering-System und Lexware verbunden werden. Der operative Vorgang bleibt im Plugin; die kaufmännische Weiterverarbeitung findet in Lexware statt.
Übertragungen werden bewusst ausgelöst und geprüft. Rechnungen werden anschließend in Lexware fertiggestellt und versendet.
Catering-Alltag und Buchhaltung verbinden.
Die Schnittstelle ergänzt den Ablauf, den wir bereits gemeinsam aufgebaut haben. So wird aus einer einzelnen Funktion ein System, das auch den nächsten Arbeitsschritt berücksichtigt.
Nach dem Angebot beginnt die Vorbereitung.
Ein angenommener Auftrag muss eingekauft, gekocht, gepackt und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Also haben wir die Catering-Administration aufgebaut und die betriebliche Vorbereitung mit den Auftragsdaten verbunden.
Für Speisen werden Zutaten und Mengen pro Person gepflegt. Aus Menüauswahl und Gästezahl lässt sich anschließend der Zutatenbedarf berechnen.
Rezepturen werden bewusst geprüft und freigegeben. Fehlt eine Grundlage, bleibt das sichtbar – damit Küche und Einkauf erkennen, wo noch Angaben benötigt werden.
Aus der Menüplanung entsteht der Einkauf.
Im nächsten Gespräch ging es darum, was der Betrieb aus diesen Mengen praktisch macht. Daraus entstand der Wochen-Einkauf.
Die Liste führt den Bedarf freigegebener Aufträge zusammen. Reserven, Verpackungseinheiten und zusätzliche Einkaufspositionen lassen sich berücksichtigen. Das Team kann Mengen und Status vor dem Abschluss prüfen.
Die Planung endet damit nicht mehr bei der Frage, welche Speisen angeboten werden. Sie führt bis zu den Zutaten, die dafür tatsächlich benötigt werden.
Was ist schon da?
Was fehlt noch?
Ein Einkauf ist nur dann sinnvoll geplant, wenn vorhandene Bestände mitgedacht werden. Deshalb haben wir ein Lebensmittellager ergänzt, das Bestand, reservierten Bedarf und frei verfügbare Mengen unterscheidet.
Geplante Lieferungen werden getrennt vom vorhandenen Bestand geführt. Warenzugang, Verbrauch und Inventur lassen sich nachvollziehbar buchen.
Auch Produktion, Packlisten, Team und Logistik greifen auf die Auftragsgrundlage zu. Mitarbeitende erhalten die für ihren Bereich passenden Arbeitsflächen.
Dann kamen die nächsten Ideen.
Die Zusammenarbeit ging weiter. Neben individuellen Catering-Aufträgen sollten auch Außer-Haus-Menüs und Veranstaltungen angeboten werden können. Also ist das System um Aktionen, Bestellungen und Event-Verwaltung gewachsen.
Außer-Haus-Menüs
Aktionsmenüs online anbieten, Bestellungen erfassen und für die Vorbereitung zusammenführen.
Events & Tickets
Karten verkaufen, den Zahlungsstatus berücksichtigen und bezahlte Tickets nummeriert als PDF versenden.
Event-Newsletter
Interessenten erfassen und über kommende Veranstaltungen informieren. Auch die Kommunikation wird Teil des Ablaufs.
Die Lexware-Anbindung ergänzt dabei die kaufmännischen Vorgänge und den Zahlungsabgleich. Entscheidend bleibt, dass Bestellung, Bearbeitungsstand und nächste Aktion nachvollziehbar zusammengehören.
Ein neuer Bereich:
Verpflegung für Kindergärten.
Die jüngste Erweiterung widmet sich Einrichtungen, die regelmäßig Mahlzeiten bestellen. Dafür entsteht ein eigener Ablauf mit persönlichen Zugängen, veröffentlichten Wochenmenüs und Portionen je Liefertag.
Diese Bestellungen werden mit Küche, Einkauf und Lager verbunden. Auch die Monatsabrechnung gehört dazu: Bestellungen je Einrichtung prüfen, eine feste Abrechnungsfassung erstellen und als Rechnungsentwurf an Lexware übergeben.
Damit wächst das Projekt weiter – entlang der Anforderungen, die in den nächsten Gesprächen entstehen. Den Weg dieser Erweiterung begleiten wir in den kommenden Kapiteln der Kampagne.
Eine Lösung, die den Betrieb kennenlernt.
Aus der ursprünglichen Anfragenlogik für Heimatliebe Catering ist eine umfangreiche WordPress-Anwendung geworden. Für mich ist dabei die wichtigste Geschichte die Zusammenarbeit dahinter: Ein Gespräch macht einen Engpass sichtbar. Wir entwickeln einen passenden Baustein. Im Alltag zeigt sich, was als Nächstes gebraucht wird.
So bleiben die Entwicklung und die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens miteinander verbunden. Bestehende Informationen werden weiterverwendet und neue Module dort ergänzt, wo sie gebraucht werden.
Diese Seite begleitet die Projektserie auf LinkedIn, Instagram und Facebook. In den einzelnen Beiträgen zeige ich die Entstehung und die Abläufe genauer.
Ist das eine Standardsoftware für jeden Caterer?
Das Projekt ist eine individuelle Auftragsentwicklung auf WordPress-Basis. Welche Funktionen für einen anderen Betrieb passen, klären wir anhand seiner Abläufe und Anforderungen.
Kann eine individuelle Lösung später erweitert werden?
Genau das zeigt dieses Projekt: Neue Funktionen können auf den vorhandenen Abläufen aufbauen. Umfang, Schnittstellen und die sinnvolle Reihenfolge werden gemeinsam abgestimmt.
Wo beginnt ein ähnliches Projekt?
Mit einem Gespräch über den Arbeitsalltag und den wichtigsten Engpass. Daraus entwickeln wir einen ersten sinnvollen Umfang und planen die Umsetzung.
Heimatliebe Catering.
Diese Geschichte erzählt die gemeinsame Entwicklung einer individuellen Catering-Anwendung für Heimatliebe Catering. Die Anforderungen entstehen aus den Gesprächen über den Arbeitsalltag und werden Schritt für Schritt in passende Funktionen übersetzt.
Heimatliebe Catering kennenlernen →Die Zusammenarbeit geht weiter.
Auch die neue Unternehmenswebsite für Heimatliebe Catering wird später von Völkel EDV umgesetzt. Hier steht zunächst die Entwicklung des Catering-Plugins im Mittelpunkt. Die Website folgt als weiterer Schritt unserer Zusammenarbeit.
Welche Aufgabe kostet in Ihrem
Unternehmen unnötig Zeit?
Erzählen Sie mir, wo Ihre bisherige Software nicht zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Gemeinsam schauen wir, welcher erste Schritt sinnvoll ist.
Projekt mit Eike Völkel besprechen →